ХЕШБОНИТ (НАКЛАДНАЯ). Каждый зарегистрированный предприниматель обязан по окончании выполнения работы или при поставке товара выписать своему клиенту накладную. В ней должны быть указаны: имя (название компании), адрес, номер удостоверения личности (номер компании), дата, имя и адрес клиента, описание товара или выполненной работы, сумма.

Хешбонит должна быть выписана, обычно, в течении 14 дней после окончания работы/поставки товара. На основании накладных вы должны заполнять раз в месяц или два (в зависимости от решения налоговой службы) платежные книжки, полученные от управления подоходного налога и от НДС и оплачивать НДС и авансы налогов. Помните – нет связи между получением денег за выполненную работу и накладными!

Часто предприниматели выполняют работу, выписывают накладные, оплачивают из своего кармана НДС и налоговые авансы и лишь через время получают деньги от клиента. При планировании денежных поступлений вы обязаны брать это в расчет. Нередкой является ситуация, когда у бизнеса много клиентов, заказов, а денег на счету нет. В крайних случаях это может стать даже причиной банкротства.

КАБАЛА (КВИТАНИЦЯ). Тут все просто — при получении любого платежа необходимо НЕМЕДЛЕННО выписать квитанцию. Слово «немедленно” не зря подчеркнуто – одно из самых распространенных нарушений, которые налоговые инспектора фиксируют — не выписанная во время квитанция. Объяснения – «собирался через 5 минут”, ”отвлекли» и прочие – не являются оправданием. Даже при получении платежа не в обычных условиях- например встретили клиента в кафе и он хочет с вами расплатится – существуют четкие инструкции: можно получить только чек на ваше имя и выписать квитанцию немедленно по прибытии в место вашего бизнеса, но не позднее завтрашнего дня.

Платежем является любое получение денег — наличные, отложенные чеки, оплата кредитной картой. Даже при получении денег в залог, для передачи третьему лицу и т. п. необходимо выписать квитанцию! Существует группа “счастливчиков» которые могут выписывать накладные лишь по получении денег, а не по окончании выполнения работы. К этой группе относятся бизнесмены свободных профессий и те, кто оказывает различные виды услуг – адвокаты, налоговые консультанты, архитекторы, тур. агентства и прочие. Эти предприниматели не обязаны вести отдельно квитанции и отдельно накладные, а могут совмещать их в одной книжке.

Все виды бухгалтерских бумаг необходимо хранить в течении 7 лет.